Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Souhail Khammale
KI-Helpbot (Einzelunternehmen)
Wilhelm-Schmidt-Straße 20
44263, Dortmund
Deutschland
E-Mail: info@ki-helpbot.de
Telefon: +49 160 7717531

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Ihre Daten werden vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung behandelt.

Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (z. B. Name, Anschrift oder E-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies stets auf freiwilliger Basis.

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden auf dieser Website nur verarbeitet, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben.

Daten werden insbesondere verarbeitet:

• beim Aufrufen der Website (Server-Logfiles)
• bei der Nutzung von Kontaktformularen oder Live-Chat
• beim Testen unserer Chatbots und Voicebots
• bei Newsletteranmeldung
• bei Buchung oder Vertragsabschluss

4. Hosting

Diese Website wird bei einem europäischen Hosting-Anbieter betrieben. Alle Daten werden DSGVO-konform in der EU gespeichert.

5. Server-Logfiles

Beim Besuch dieser Website werden automatisch Informationen durch den Browser an den Server gesendet. Dazu gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Referrer-URL
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar und werden ausschließlich zur technischen Überwachung, Sicherheit und Optimierung verwendet.

6. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme über Formular, E-Mail oder WhatsApp speichern wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Nachricht) zwecks Bearbeitung und Rückfragen. Diese Daten werden nicht ohne Ihre Zustimmung weitergegeben.

7. Nutzung von KI-gestützten Kommunikationssystemen

Auf unserer Website und in unseren Anwendungen bieten wir interaktive Kommunikation mit KI-basierten Systemen an – darunter Chatbots (Text) und Voicebots (Sprache).

Dabei werden Eingaben verarbeitet, um automatisierte Antworten zu erzeugen. Je nach Nutzung können folgende Daten betroffen sein:

• Texteingaben & Sprachnachrichten (freiwillig)
• Zeitstempel & Interaktionsverlauf
• technische Metadaten (z. B. IP-Adresse, Gerätetyp)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO – zur Vertragserfüllung, zur Kommunikation oder zur Verbesserung unserer Systeme. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Zur Umsetzung dieser Funktionen setzen wir technische Dienstleister ein, die uns als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO unterstützen. Für alle Anbieter liegt ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) vor.

8. Text-to-Speech & Sprachausgabe

Bei der Nutzung von Sprachausgabe-Funktionen (Text-to-Speech) werden Texteingaben temporär verarbeitet, um eine gesprochene Audioantwort zu erzeugen.

Auch hier erfolgt die Datenverarbeitung über beauftragte, zertifizierte Anbieter, mit denen wir vertraglich nach DSGVO zusammenarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich anonymisiert oder pseudonymisiert und wird ausschließlich zur Bereitstellung der Dienstleistung verwendet.

9. Auftragsverarbeitung

Wir haben mit allen Drittanbietern, die im Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten (z. B. Hosting, Analyse, API-Anbieter), DSGVO-konforme Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen.

10. Newsletter

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, wird Ihre E-Mail-Adresse gespeichert und nur für den Versand verwendet. Die Abmeldung ist jederzeit möglich über den Link in jeder E-Mail.

11. Cookies & Tools

Diese Website verwendet Cookies nur, wenn technisch notwendig oder zur Analyse (z. B. anonymisierte Nutzungsstatistik). Beim ersten Besuch wird ein entsprechender Cookie-Hinweis angezeigt.

Analyse-Tools (optional):
Plausible.io oder Matomo (DSGVO-konform, kein Tracking über Drittanbieter)

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

• auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an: info@ki-helpbot.de

13. Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben wird.

14. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, um sie an rechtliche Änderungen oder neue Funktionen anzupassen.